Il card show che riunisce l'Italia delle carte.

Art. 1 — Organizzazione della manifestazione

La manifestazione “Card Expo Italia – The Italian Trading Card Show” è organizzata da Card Expo Italia (“Organizzazione”), che si riserva il diritto di adottare tutte le decisioni necessarie al corretto svolgimento dell’evento nell’interesse di espositori, sponsor e pubblico. La sottoscrizione della domanda comporta l’accettazione integrale del presente regolamento.

Le prenotazioni degli spazi espositivi, i rapporti con gli espositori e i contratti con i vendor sono gestiti da Federic Operations SRL — C.F./P.IVA 14389940967 — Corso XXVI Aprile 123, 20004 Arluno (MI) — Codice Univoco T9K4ZHO — PEC federicoperationssrl@legalmail.it.

Art. 2 — Ammissione degli espositori

Sono ammessi alla Manifestazione:

• negozi specializzati
• rivenditori professionali
• hobbisti in regola con la normativa vigente
• distributori
• società di grading
• associazioni
• operatori del settore collectibles
• aziende del settore gaming e trading card games

L’Organizzazione si riserva il diritto insindacabile di accettare o respingere qualsiasi richiesta di partecipazione senza obbligo di motivazione.

Art. 3 — Assegnazione degli spazi

L’assegnazione delle postazioni è effettuata esclusivamente dall’Organizzazione. Le richieste di posizionamento hanno carattere puramente indicativo e non costituiscono alcun diritto acquisito. Per esigenze organizzative, logistiche, commerciali o di sicurezza l’Organizzazione potrà modificare la disposizione degli stand in qualsiasi momento, senza diritto a rimborsi o indennizzi.

Art. 4 — Pagamenti e conferma della prenotazione

La prenotazione dello spazio sarà considerata confermata esclusivamente dopo:

• ricezione della domanda compilata e firmata
• accettazione da parte dell’Organizzazione
• ricezione del pagamento dovuto

In caso di mancato pagamento entro i termini stabiliti, l’Organizzazione potrà revocare l’assegnazione dello spazio e renderlo disponibile ad altri richiedenti.

Il pagamento dell’importo dovuto dovrà essere effettuato, tramite le modalità indicate, entro e non oltre 5 (cinque) giorni lavorativi dalla ricezione della comunicazione formale di accettazione della domanda da parte dell’Organizzazione. Il mancato rispetto di tale termine perentorio comporterà la decadenza automatica della prenotazione e conferirà all’Organizzazione la facoltà di riassegnare immediatamente lo spazio espositivo ad altri richiedenti, senza necessità di alcun sollecito o preavviso.

Art. 5 — Rinuncia e disdetta

La rinuncia dovrà essere comunicata esclusivamente in forma scritta. In caso di rinuncia:

• oltre 30 giorni prima dell’evento: rimborso del 50% delle somme versate
• entro i 30 giorni precedenti l’evento: nessun rimborso

L’assenza dell’espositore il giorno della manifestazione non comporterà alcun diritto al rimborso.

Art. 6 — No fake cards / No counterfeit policy

Card Expo Italia adotta una politica di tolleranza zero verso la contraffazione. È severamente vietato esporre, promuovere, distribuire o vendere:

• carte contraffatte
• prodotti falsificati
• sigillati non originali
• prodotti alterati o manomessi
• repliche non chiaramente identificate
• materiale che violi marchi registrati, copyright o diritti di proprietà intellettuale

L’espositore garantisce la piena autenticità dei prodotti. In caso di materiale sospetto o contraffatto, l’Organizzazione potrà richiederne la rimozione, sospendere l’attività commerciale o procedere all’espulsione immediata, senza diritto ad alcun rimborso, collaborando se necessario con produttori, distributori ufficiali e autorità competenti.

Art. 7 — Espulsione dalla manifestazione

L’Organizzazione potrà disporre l’allontanamento immediato dell’espositore e dei suoi collaboratori in caso di:

• violazione del presente regolamento
• comportamenti aggressivi o offensivi
• attività illecite
• vendita di prodotti non autorizzati
• esposizione di materiale contraffatto
• comportamenti lesivi dell’immagine dell’evento
• mancato rispetto delle disposizioni organizzative o di sicurezza

In tali casi non sarà riconosciuto alcun rimborso.

Art. 8 — Obbligo di permanenza

È obbligatoria la permanenza dello stand fino all’orario ufficiale di chiusura. È pertanto vietato:

• iniziare il disallestimento prima della chiusura
• abbandonare definitivamente la postazione prima del termine dell’evento
• lasciare lo stand privo di presidio per periodi prolungati

Eventuali deroghe potranno essere autorizzate solo dall’Organizzazione. La violazione potrà comportare l’esclusione dalle future edizioni di Card Expo Italia.

Art. 9 — Responsabilità e custodia della merce

Ogni espositore è l’unico responsabile della custodia della propria merce, attrezzature e beni nello spazio assegnato. L’Organizzazione non assume alcuna responsabilità per:

• furti
• smarrimenti
• ammanchi
• danneggiamenti
• atti vandalici
• deterioramenti
• eventi causati da terzi

Gli espositori sono invitati a dotarsi autonomamente delle misure di sicurezza necessarie e di adeguata copertura assicurativa. L’eventuale presenza di personale di vigilanza ha finalità generali e non costituisce assunzione di responsabilità sulla custodia dei beni.

L’espositore esonera espressamente l’Organizzazione e la struttura ospitante da qualsiasi responsabilità e rinuncia a ogni azione di rivalsa legale per eventuali furti, ammanchi o danneggiamenti subiti. Al fine di tutelare il proprio patrimonio, si raccomanda all’espositore di stipulare a proprie cure e spese un’adeguata polizza assicurativa “All Risks” a copertura dei rischi di furto, incendio e danni ai propri beni, nonché una polizza per la Responsabilità Civile verso Terzi (RCT) valida per l’intera durata dell’evento, incluse le delicate fasi di allestimento e disallestimento.

Art. 10 — Responsabilità per danni

L’espositore risponde integralmente dei danni causati a:

• visitatori
• altri espositori
• personale dell’evento
• sponsor
• struttura ospitante

L’espositore si impegna a manlevare e tenere indenne l’Organizzazione da qualsiasi richiesta di risarcimento derivante dalla propria attività.

Art. 11 — Utilizzo del nome commerciale, logo e marchio

Con la sottoscrizione della domanda, l’espositore autorizza gratuitamente l’Organizzazione a utilizzare denominazione commerciale, marchio, logo e immagini istituzionali, esclusivamente per la promozione della Manifestazione (sito web, social, campagne pubblicitarie, comunicati stampa, materiale promozionale cartaceo e digitale, video). L’autorizzazione non dà diritto ad alcun compenso.

Art. 12 — Riprese foto e video

Durante la Manifestazione potranno essere effettuate fotografie e riprese audiovisive. L’espositore autorizza l’utilizzo delle immagini del proprio stand, della propria insegna e del personale presente per finalità promozionali e documentali connesse all’evento.

Art. 13 — Pubblicità e promozione

È consentita la promozione della propria attività esclusivamente all’interno dello spazio assegnato. Non sono consentite attività promozionali invasive nelle aree comuni senza preventiva autorizzazione dell’Organizzazione.

Art. 14 — Dotazioni tecniche e materiale promozionale

L’Organizzazione metterà a disposizione l’alimentazione elettrica presso l’area espositiva, compatibilmente con le caratteristiche della struttura. È consentito l’utilizzo di roll-up, banner, espositori verticali, insegne, monitor, vetrine e scaffalature autorizzate. Tutto il materiale dovrà restare nello spazio assegnato e non dovrà ostacolare il passaggio, compromettere la sicurezza o limitare la visibilità degli stand adiacenti.

Art. 15 — Privacy

I dati personali saranno trattati nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa italiana vigente.

Art. 16 — Forza maggiore e annullamento dell’evento

L’Organizzazione si riserva il diritto di annullare, posticipare, sospendere o modificare gli orari della Manifestazione per cause di forza maggiore o per eventi non imputabili alla propria volontà (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: calamità naturali, pandemie, scioperi nazionali o locali, inagibilità improvvisa della struttura, revoca di permessi da parte delle autorità competenti, allerte meteo gravi). In tali eventualità, l’Organizzazione non sarà tenuta al pagamento di alcun risarcimento danni, indennizzo o rimborso per presunto mancato guadagno nei confronti dell’espositore. L’obbligo dell’Organizzazione sarà limitato unicamente alla restituzione – totale o parziale, al netto delle spese organizzative già sostenute e non recuperabili – della quota di partecipazione precedentemente versata.

Art. 17 — Divieto di subaffitto e cessione

Lo spazio espositivo è assegnato in via strettamente personale ed esclusiva all’azienda, al professionista o all’hobbista richiedente. È fatto assoluto divieto all’espositore di cedere, subaffittare, condividere o scambiare, a qualsiasi titolo e anche a titolo gratuito, tutto o parte dello spazio espositivo assegnato con terzi non espressamente e preventivamente autorizzati per iscritto dall’Organizzazione. La violazione di tale divieto comporterà l’immediata espulsione dalla fiera, la chiusura dello stand e la trattenuta integrale delle somme già versate, a titolo di penale.

Art. 18 — Pulizia dello stand e smaltimento rifiuti

L’espositore è tenuto a mantenere il proprio spazio espositivo pulito, decoroso e in perfetto ordine per tutta la durata dell’evento. Al termine della Manifestazione e durante le fasi di disallestimento, l’espositore ha il tassativo obbligo di rimuovere ogni materiale di sua proprietà e di smaltire autonomamente scatole, imballaggi, cartoni e rifiuti ingombranti negli appositi spazi indicati dalla struttura, lasciando la postazione completamente libera. In caso di inosservanza, l’Organizzazione addebiterà all’espositore inadempiente una penale forfettaria di € 100,00 (cento/00) a copertura delle spese di pulizia e smaltimento straordinario.

Art. 19 — Sicurezza, impianti e prevenzione incendi

L’espositore si impegna a rispettare rigorosamente tutte le normative vigenti in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro e prevenzione incendi. È fatto obbligo di utilizzare esclusivamente prolunghe, multiprese (“ciabatte”), faretti e apparecchiature elettriche provvisti di marchio CE e in perfetto stato di manutenzione. Qualsiasi materiale di allestimento scenografico introdotto autonomamente (tendaggi, tovaglie extra, teli, coperture, strutture in legno o plastica) dovrà essere certificato in materiale ignifugo. L’Organizzazione declina ogni responsabilità derivante dall’uso di materiali o apparecchiature non conformi, riservandosi il diritto di farli rimuovere immediatamente o di interrompere l’erogazione di energia elettrica alla postazione interessata per ragioni di sicurezza.

Art. 20 — Foro competente

Per qualsiasi controversia relativa alla partecipazione alla Manifestazione sarà competente in via esclusiva il Foro di Brescia.